IA generativa na contabilidade

A inteligência artificial generativa (GenAI) está transformando o setor contábil de formas que mal conseguíamos imaginar há poucos anos.

Da automação de tarefas rotineiras a insights profundos sobre dados financeiros, os avanços da IA estão se tornando uma ferramenta indispensável para os escritórios de contabilidade. A IA pode analisar dados financeiros para gerar insights, identificar padrões e sinalizar possíveis atividades fraudulentas, melhorando a tomada de decisão e a segurança das transações financeiras.

Neste artigo, analisamos os benefícios da GenAI na contabilidade e como superar os desafios e aproveitar as oportunidades. Compartilhamos possíveis casos de uso e um caso de sucesso da Abstracta para mostrar diferentes formas de aumentar a produtividade e a qualidade do trabalho do seu escritório.

O que é IA generativa na contabilidade?¶

A IA generativa na contabilidade é a aplicação de tecnologias avançadas de inteligência artificial projetadas especificamente para criar novos conteúdos e insights, e não apenas analisar dados existentes. Essas tecnologias vão além do machine learning tradicional, do processamento de linguagem natural e da automação robótica de processos.

Qual é a diferença entre a IA generativa e a IA tradicional?¶

Enquanto a IA tradicional se concentra em automatizar e melhorar processos existentes, a IA generativa vai além e cria novos dados, insights e até modelos preditivos. A IA tradicional pode automatizar a entrada de dados ou o processamento de faturas, mas a IA generativa consegue produzir previsões financeiras detalhadas, simular diferentes cenários financeiros e gerar relatórios com insights.

A IA generativa se diferencia da IA tradicional principalmente pelo uso de modelos pré-treinados, o que permite obter resultados imediatos sem precisar desenvolver novos modelos ou coletar grandes conjuntos de dados. Isso torna a IA generativa mais eficiente e acessível, permitindo gerar valor rapidamente com pouco esforço. Já a IA tradicional costuma exigir coleta extensa de dados e treinamento para cada tarefa específica.

Como a IA generativa está sendo usada na contabilidade?¶

A GenAI está transformando a profissão contábil de várias formas.

As ferramentas de IA estão revolucionando os processos contábeis ao automatizar tarefas rotineiras, melhorar a análise de dados e oferecer medidas de segurança. Elas podem automatizar a criação de relatórios de despesas, organizar tarefas como a entrada de dados e o processamento de faturas, gerar insights profundos sobre dados financeiros e apoiar previsões financeiras e a detecção de fraudes.

Com a IA generativa, os profissionais de contabilidade podem concentrar-se em atividades mais estratégicas, melhorando sua eficiência e eficácia gerais.

Benefícios da IA generativa na contabilidade hoje¶

• Simplifique tarefas rotineiras e economize tempo: a IA generativa lida facilmente com tarefas como entrada de dados, processamento de faturas e conciliação. Ao automatizar essas atividades repetitivas, libera tempo valioso para que os contadores se concentrem em tarefas mais estratégicas e complexas, aumentando significativamente a produtividade.
• Aumente a precisão e minimize erros: uma das grandes vantagens é a capacidade de melhorar a precisão. Ao assumir a entrada de dados e tarefas semelhantes, ela reduz drasticamente as chances de erro humano. Com o tempo, à medida que a IA aprende e refina seus processos, a precisão dos registros e relatórios financeiros continua melhorando, favorecendo a conformidade com as normas regulatórias.
• Análise de dados e insights em tempo real: a GenAI se destaca na análise de grandes volumes de dados financeiros em tempo real, oferecendo insights imediatos e acionáveis. Isso permite que os contadores identifiquem rapidamente tendências, padrões e anomalias que poderiam passar despercebidos em uma análise manual. Com esses insights, as empresas podem tratar rapidamente problemas emergentes e aproveitar novas oportunidades.
• Melhore o planejamento financeiro e a gestão de riscos: ao analisar dados financeiros, a IA generativa aprimora o planejamento financeiro e a gestão de riscos. Ela ajuda a identificar riscos e oportunidades e a desenvolver estratégias financeiras eficazes. Além disso, apoia a criação de orçamentos e previsões detalhados, oferecendo um roteiro financeiro claro para o futuro.

Desafios para integrar a IA generativa¶

Apesar dos benefícios, integrar a IA generativa aos sistemas contábeis traz seus próprios desafios.

Um dos principais desafios é a barreira tecnológica. Muitos escritórios de contabilidade podem não ter a infraestrutura necessária para suportar as tecnologias de GenAI. Além disso, costuma haver resistência à mudança por parte de funcionários que temem que a IA substitua seus empregos. Por fim, o custo inicial de implementar a IA pode ser alto, o que pode desestimular alguns escritórios.

Para aproveitar todo o potencial da IA, é fundamental enfrentar esses desafios de forma eficaz. Vamos ver algumas estratégias para superar esses obstáculos e aproveitar as oportunidades que a IA oferece.

Como superar os desafios¶

Embora os desafios de integrar a IA à contabilidade sejam significativos, eles não são intransponíveis. Ao enfrentá-los de frente, os escritórios de contabilidade podem liberar todo o potencial da IA e transformar suas operações.

Vamos ver como superar os três desafios mencionados:

1. Construir a infraestrutura necessária

Para superar as barreiras tecnológicas, é necessário disponibilizar as ferramentas de GenAI de forma segura e acessível a todos os funcionários, para que possam experimentar com seus próprios dados. A recomendação é aproveitar soluções de IA em nuvem para reduzir a necessidade de uma infraestrutura on-premises extensa, tornando a implantação da IA mais simples e econômica. Produtos como o PrivateGPT são um exemplo de como disponibilizar essa tecnologia de forma rápida e segura.

1. A IA pode substituir os contadores? Como gerenciar a mudança e as preocupações dos funcionários

A resistência à mudança é comum com novas tecnologias. Para lidar com isso, os escritórios devem focar na gestão da mudança e no engajamento dos funcionários, comunicando com clareza os benefícios da IA e oferecendo capacitação. Embora a IA consiga realizar certas tarefas com eficiência, ela não substitui a expertise e o julgamento humanos. Juntos, IA e contadores alcançam resultados melhores e impulsionam o sucesso do negócio.

1. Como lidar com as preocupações de custo

O custo inicial de implementar a IA pode ser uma barreira. Para mitigá-lo, os escritórios podem começar com projetos de IA de pequena escala que gerem vitórias rápidas e demonstrem valor, construindo um business case para novos investimentos. Explorar opções de financiamento, subsídios e parcerias também ajuda a gerenciar o impacto financeiro. Com o tempo, a economia de custos e a eficiência podem compensar o investimento inicial, tornando-o um esforço que vale a pena.

Possíveis casos de uso: oportunidades da IA na contabilidade¶

Depois de enfrentados os desafios, as oportunidades que a IA oferece ao setor contábil são enormes. Estas são algumas áreas-chave em que a IA pode gerar um impacto significativo:

Serviços aprimorados para os clientes¶

A IA pode ajudar os escritórios de contabilidade a oferecer serviços mais personalizados e proativos aos clientes. Ao analisar os dados dos clientes, a IA consegue identificar oportunidades de economia tributária, estratégias de investimento e planejamento financeiro. Isso permite oferecer orientações sob medida e construir relacionamentos mais sólidos com os clientes.

Conformidade simplificada¶

A IA pode automatizar os processos de conformidade, ajudando os escritórios a cumprir os requisitos regulatórios com eficiência e precisão. Ao acompanhar as mudanças nas regulamentações e automatizar a geração de relatórios financeiros, a IA reduz o risco de não conformidade e libera tempo para que os contadores se concentrem em tarefas estratégicas.

Mais eficiência operacional¶

A IA pode simplificar os processos contábeis internos, reduzindo o tempo e o esforço necessários para tarefas como entrada de dados, conciliação e análise financeira. Isso melhora a eficiência operacional e permite lidar com volumes maiores de trabalho sem comprometer a qualidade.

Automação do processamento de faturas¶

Os algoritmos de IA generativa leem e extraem dados das faturas, reduzindo drasticamente o tempo e o esforço da entrada manual de dados. Isso acelera o processo e minimiza erros.

Geração de relatórios financeiros¶

A IA generativa cria automaticamente relatórios financeiros detalhados, com insights e visualizações que ajudam as partes interessadas a entender a saúde financeira da organização.

De modo geral, embora integrar a IA aos sistemas contábeis traga desafios, as oportunidades são imensas. Ao enfrentar as barreiras tecnológicas, culturais e financeiras, os escritórios de contabilidade podem aproveitar o poder da IA para transformar seu negócio.

Caso de sucesso: automação da extração diária de dados de transações bancárias para registro¶

Vamos compartilhar agora um caso real de como transformamos a tarefa trabalhosa de extrair dados diários de transações bancárias de PDFs, aumentando a eficiência das equipes de contabilidade.

Os desafios¶

Nosso cliente, um escritório de contabilidade global, enfrentava desafios significativos para extrair manualmente dados de transações dos PDFs de várias instituições financeiras. Essa tarefa não só consumia muito tempo como também era sujeita a erros, consumindo recursos valiosos e podendo gerar imprecisões nos relatórios financeiros.

Extrair dados diários de transações de extratos bancários ou relatórios de investimentos em PDF é extremamente trabalhoso. Essa tarefa pode levar de alguns minutos a 10 horas, dependendo do número de transações. Os relatórios anuais de uma única instituição financeira podem ter mais de 1.000 transações.

Soluções e atividades¶

Criamos uma solução que automatiza o processamento de transações bancárias.

• Facilidade de uso: desenhamos um portal intuitivo em que os usuários fazem login sem esforço.
• Upload de documentos: os usuários agora podem enviar extratos bancários ou relatórios de instituições financeiras dos quais querem extrair transações. Atualmente, as instituições suportadas incluem Bank of America, Safra National Bank, Itaú, Pershing e UBS Financial Services.
• Extração automatizada: com a GenAI, nossa solução extrai com precisão as informações diárias de transações e permite baixar os resultados para softwares de contabilidade como o Xero.
• Tecnologia e segurança: nossa solução usa IA para processar os dados de forma inteligente e eficiente, garantindo privacidade e segurança com uma conexão privada e segura ao Microsoft Azure. Ela nunca usa os dados para treinamento, nem os compartilha com terceiros ou os armazena, garantindo a conformidade com as normas de privacidade.

Resultados e conquistas¶

Nossa colaboração com o escritório de contabilidade global trouxe melhorias significativas em seus processos de extração de dados, resultando em relatórios financeiros mais precisos e eficientes.

✅ Mais eficiência: reduziu o tempo necessário para a extração de dados, permitindo que a equipe de contabilidade se concentre em tarefas de maior valor.

✅ Mais precisão: minimizou os erros na extração de dados, aumentando a confiabilidade dos relatórios financeiros e reduzindo o risco de discrepâncias.

✅ Otimização de recursos: liberou tempo valioso, permitindo que a equipe de contabilidade cuide de tarefas mais complexas e aumente a produtividade geral.

Conheça o docuAI: extração de dados financeiros simplificada¶

Nosso compromisso com a inovação e a eficiência nos levou a desenvolver soluções que transformam as tarefas contábeis do dia a dia. Um exemplo de destaque é nossa ferramenta docuAI, desenhada para simplificar a extração de dados financeiros.

Como mostramos no caso de sucesso, extrair manualmente dados de transações financeiras diárias pode ser uma tarefa demorada e sujeita a erros. É aqui que entra o docuAI.

O docuAI automatiza todo o processo de extração de dados, liberando sua equipe de contabilidade para tarefas mais estratégicas. Essa ferramenta inteligente foi desenhada para lidar com a complexidade dos diferentes formatos das instituições financeiras, aumentando a precisão e a eficiência.

Nossa ferramenta suporta uma ampla variedade de instituições financeiras e se integra de forma fluida ao seu sistema, priorizando a segurança e a privacidade dos seus dados. Ela automatiza a extração de dados de extratos bancários e relatórios financeiros, reduzindo o trabalho manual e os erros. Basta fazer login, enviar seu documento e deixar o docuAI fazer o resto.

Para mais detalhes, acesse o docuAI no Azure Marketplace.